Staff Manual

Get the most up-to-date Staff Manual

Get the updated Manual on the following link: tabs.id/staff-manual or by scanning QR Code to the right:

image

Get the Tabs App

  • Go to the
    Download
    page at tabs.id/download
    • Alternatively, go to your app store on your business smart phone or tablet
  • Search for tabs.ID
  • Select tabs.ID from the list
  • Hit the install button
image

Create New Tab Profile

There are two ways to register a new customer profile, they can register via our website/apps or directly open a Tab in your restaurant. If the customer need your help to open an account. Here is what you need to do: Ada dua cara untuk membuat akun customer baru, mereka bisa mendaftar melalui website/aplikasi atau langsung membuat akun Tabs di restaurant. Jika customer memerlukan bantuan Anda untuk membuat akun baru. Berikut langkah-langkahnya:

  • Click on the “New Tab” button. Klik pada tombol “New Tab”.
  • If the customer is already saved on your Contact Book, you may directly choose the contact. Perhaps just click on “Skip”. Jika kontak dari customer tersebut sudah tersimpan pada Contact Book di handphone Anda, maka Anda dapat langsung memilih Contact tersebut. Jika tidak, klik “Skip”
  • Fill in the Customer’s WhatsApp Number and Full Name. Tambahkan nomor Whatsapp Customer dan Nama Lengkapnya.
  • Choose “Customer” as the role. Pilih “Customer” sebagai role.
  • If you are going to open more than one Tabs with a customer, please fill out the “Tab Name” column to custom the name. Jika Anda ingin membuka lebih dari satu akun Tabs dengan customer, tambahkan nama yang anda inginkan pada kolom “Tab Name”
  • Hit “Create” button to save the Customer’s Tabs. Tekan tombol “Create” untuk menyimpan Customer Tabs.
image

Identify Tabs customers

  • If you personally recognize the customer, you can find them in the list. Jika Anda dapat mengenali customer secara langsung, Anda dapat langsung mencari namanya pada daftar nama Customer.
  • If you don’t recognize customer, then ask them to show you their Tabs QR code. Tapi jika Anda tidak yakin atau tidak dapat mengenali customer, Anda dapat meminta customer untuk memperlihatkan Tabs QR Code dari aplikasi mereka.
  • For scanning customer’s QR Code, click on the QR Code Button at the upper corner of the apps. Untuk dapat men-scan QR Code Customer, Klik pada tombol QR Code yang terletak di pojok atas aplikasi tabs di handphone restaurant.
  • Ask the customers to show their code. Minta customer untuk menunjukan QR Code dari aplikasi Tabs di HPnya.
image
  • If the customers do not know how to get to their code, please tell the customer to click on the QR Code Button at the upper corner of their tabs (as how we do it on the restaurant’s phone). If the customers do not have the app yet. Tell the customer that they can download the app on Playstore/Appstore. Jika customer tidak mengetahui cara untuk menunjukan QR Code-nya, minta customer untuk men-klik tombol QR Code di pojok kanan atas pada aplikasi Tabs di handphonenya. Jika customer belum memiliki aplikasi tabs, minta customer untuk download aplikasi terlebih dahulu pada Playstore/Appstore.
  • Point the camera to customer’s QR Code on their phone to scan the customer’s QR from the restaurant’s tabs. It will directly go to a tab account. Otherwise, it will show a warning which tell you that that customer does not have any account on your tabs yet. Arahkan kamera ke QR Code yang ada di handphone customer untuk melakukan scan QR Code dari customer dari Tabs Restaurant. Jika berhasil, aplikasi akan secara otomatis membuka akun dari customer tersebut. Jika tidak, akan muncul peringatan bahwa customer tersebut belum memiliki akun Tabs di restaurant Anda.
  • Ask if the customer like to open a Tab for the restaurant. If they are agree, Click “Ok” on the warning. Then the customer tab will be automatically made. Tanyakan apakah customer ingin membuat Tab di restaurant Anda. Jika mereka setuju, klik “Ok’ pada peringatan tersebut. Maka tab dari customer tersebut akan otomatis terbuat.

How to get Tabs app as customer

  • Download Tabs.ID in PlayStore/Appstore. Unduh Tabs pada PlayStore/Appstore.
  • When the download is done, open the app to register new tab. Saat sudah selesai download, buka aplikasi untuk membuat tab baru.
  • Enter personal WhatsApp Number, then Click on “Continue” button. Masukan nomor Whatsapp Anda, lalu klik “Continue”.
  • Verification code will goes into you WhatsApp from +1 (415) 650-4450 or SMS from TLNET. Do not give this code to anyone. Kode verifikasi akan masuk ke WhatsApp Anda dari nomor +1 (415) 650-4450 atau SMS dari TLNET. Jangan pernah memberi tahu kode ini kepada siapapun.
  • Enter the verification code on Tabs App. Masukan kode verifikasi pada aplikasi Tabs
  • And you tab is ready to be used. Dan tab Anda sudah siap untuk digunakan.

Customer top up directly in Restaurant

  • If it is a new customer. Please open a new tab with them by Clicking on “New Tab” button then fill the WhatsApp Number and Full Name of the customer then hit “Create” to save the profile. Jika ini adalah customer baru. Buat akun baru dengan cara klik pada tombol “New Tab” lalu tambahkan nomor WhatsApp dan Nama Lengkap dari customer tersebut lalu klik tombol “Create” untuk menyimpan akun.
  • If the customers already have Tabs account in your restaurant. Please go directly to their account. Jika customer sudah memiliki akun Tabs di restaurant Anda. Maka dapat langsung menuju profile.
  • Click on “New Transaction” button. Klik tombol “New Transaction”
  • Choose “Top Up” as the type of the transaction. Pilih “Top Up” sebagai jenis transaksinya.
  • Enter the amount of the top up. Masukkan jumlah top up.
  • Make sure that Date and Time are already correct. Pastikan bahwa Tanggal dan Waktu sudah sesuai.
  • Add notes that necessarily needed. It can be name of staff that does the top up, or the event of the top up. Tambahkan keterangan yang diperlukan. Dapat menggunakan nama staff yang menerima top up atau event yang sedang berlangsung saat top up.
  • Choose the method of the Top Up. CASH / CARD/ PROMO/ OTHERS. Pilih metode top up
  • Upload the Evidence by clicking on the “Add attachment” button the take picture of the evidence. Unggah bukti top up pada tombol “Add Attachment” lalu ambil gambar dari bukti tersebut.
  • Double check if all of the field is already correct. Periksa kembali apakah semua kolom sudah diisi dengan benar.
  • Hit the “Create” button to save the transaction. Click tombol “Create” untuk menyimpan transaksi.
  • Repeat the same steps for entering Top Up Promo. Ulangi tahapan yang sama untuk memasukan top up promo.
image

Charge customer at the end of a meal

  • Choose the customer that will be charged from the list, or use the QR Code to recognize the customer. Pilih customer yang akan dicharged dari daftar atau gunakan QR Code untuk memastikan apakah customer itu benar-benar pemilik akun.
  • Click on the “New Transaction” button. Klik pada tombol “New Transaction”
  • Choose “Bill” as the type of the transaction. Pilih “Bill” sebagai jenis transaksi.
  • Enter the total amount of the bill. Masukkan jumlah yang akan dicharge sesuai dengan total akhir pada bill.
  • Make sure the date and time is already correct and match with the bill. Pastikan bahwa tanggal dan jam sudah sesuai dengan Bill.
  • Enter notes such as Breakfast, Lunch, Dinner, Takeaway, Delivery, etc. This is up to what do you need to make it clear. Masukkan Catatan seperti Breakfast, Lunch, Dinner, Takeaway, dan lain-lain. Catatan yang dimasukan bebas tergantung dari informasi apa yang dibutuhkan oleh restaurant sendiri.
  • Upload attachment by clicking on “Add Attachment” button. Then take a picture of the bill. Unggah lampiran dengan menekan tombol “Add Attachment”. Lalu ambil foto dari bill.
  • Double check all the input. Periksa dan pastikan semua sudah sesuai.
  • Click on “Create” button to save the transaction. Klik pada tombol “Create” untuk menyimpan transaksi.
image

When Balance is not enough to Pay a Bill

If the restaurant management is allowing to have some different methods for bill payment, finish the balance on the app first than can receive cash or card for the rest. Jika restoran memiliki kebijakan dapat menerima pembayaran dengan lebih dari satu metode untuk satu bill, maka bisa menghabiskan sisa deposit di Tabs lalu sisa pembayaraan dapat diterima dengan Cash atau Card.

But if the restaurant management is not receiving different payment method for a single bill, the customer can top up just the difference between the bill and balance, then cashier can charge the customers fully on tabs. Tapi jika restaurant memiliki kebijakan bahwa satu bill harus dibayar dengan satu metode pembayaran saja, maka customer dapat melakukan top up hanya sebesar selisih antara bill dengan deposit, lalu kasir dapat memilih tabs sebagai metode pembayarannya.

Keep the Change Program

If the customer is paying in cash but you do not have small money to give the change, you may offer the customer to keep the change for next bill. Jika customer melakukan pembayaran secara tunai tapi Anda tidak memiliki uang kecil yang cukup sebagai kembalian, Anda bisa menawarkan customer untuk menyimpan kembalian tersebut untuk pembayaran bill selanjutnya.

  • Ask customers if they would like to keep the change for next bill. Tanyakan apakah customer ingin menyimpan sisa uang kembalian untuk pembayaran bill selanjutnya.
  • If they agree, create a New Tab for the customer. Jika customer setuju, buatkan akun Tabs baru untuk customer tersebut.
  • Create a new top up transaction with the amount of the change. Buatkan transaksi top up dengan jumlah kembalian yang ada.
  • When the customer is coming again to your restaurant, ask the customer if they are willing to pay in cash or card of the remaining amount of the new bill. Then put that amount as a top up on their tabs account. Saat customer kembali lagi ke restaurant Anda, tanyakan apakah sisa pembayaran yang kurang akan dibayar dengan Tunai atau Kartu. Lalu tambahkan sisa pembayaran tersebut sebagai top up pada Tabs customer.
  • So you can fully charge the bill on Tabs to avoid different payment method. Sehingga Anda dapat sepenuhnya memilih Tabs sebagai metode pembayaranna.

How to Handle Deliveries

  • When you receive a delivery order and the payment is on Tabs. Saat Anda menerima order untuk Delivery dan pembayaran dilakukan melalui Tabs.
  • Make sure that it is the right customer, check if the WhatsApp number is match with the one on Tabs. Pastikan bahwa customer adalah memang benar, dengan cara memastikan bahwa nomor whatsapp yang digunakan order order sama dengan nomor whatsapp yang yang pada Tabs.
  • If the customer is not on Tabs yet, ask them register and to do online top up with us by our website app.tabs.id or directly on the App. Jika customer belum memiliki akun tabs di restaurant Anda, minta customer untuk melakukan registrasi dan top up secara online pada website app.tabs.id atau langsung di aplikasi.
  • Once you done on processing the order, send the bill to the customer’s WhatsApp and confirm with the customer that you will charge the bill on Tabs. Setelah order selesai diproses, kirimkan bill kepada customer dan konfirmasi bahwa bill akan dibayar melalui Tabs.
  • If the balance is not enough for the bill, ask them to do online top up first. Jika saldo deposit tidak mencukupi untuk pembayaran bill, minta customer untuk melalukan top up secara online terlebih dahulu.
  • After the customer agree with the bill and will be put on tabs, make a new bill transaction for the customer. Jika customer sudah menyetujui jumlah bill dan akan dibayar dengan tabs, buat transaksi bill baru untuk customer tersebut.

How to Order GoSend for Delivery Order

If there is delivery order and you can not do the delivery at the moment, you may offer the customer GoSend to deliver their meals. Don’t forget to make sure if they want GoSend fee to be charged on Tabs or Cash directly by customer.

Jika ada order untuk delivery dan Anda tidak dapat melakukan delivery saat itu, tawarkan customer untuk mengirim makanan dengan GoSend. Jangan lupa untuk memastikan bahwa biaya GoSend dikurangi di Tabs atau dibayar langsung oleh customer.

  • Open GOJEK App on your phone. Buka aplikasi GOJEK yang ada di handphone.
image
  • Choose GoSend. Pilih GoSend
image
  • Choose “Within City”. Pilih “Within City”
image
  • Click on “Search delivery location” bar. Klik pada kolom “Search delivery location”.
image
  • Type the delivery address, then choose one that is right. Ketikan alamat tujuan pengiriman lalu pilih yang paling tepat.
image

  • Make sure the address is correct then choose the recipient contact from your contact book if it’s already saved, if it is not saved yet, please type the contact name and number manually. Pastikan alamat sudah benar dengan customer lalu pilih kontak penerima pada daftar kontak jika kontak sudah disimpan, jika belum ketikkan nama dan nomor WA customer secara manual.
image
  • Choose “Food” as the kind of package. Pilih “Food” sebagai jenis paket.
image

  • Type your restaurant’s name on the search bar then choose the correct location. Ketikan nama restaurant Anda lalu pilih alamat yang paling tepat.
  • Fill restaurants WA number and name as sender. Tambahkan no WA dan nama restaurang sebagai pengirim.
image

  • Choose Small (Max. 5kg) as the total weight. Pilih “Small (Max 5kg) as the total.
image
  • Choose “Cash” for payment method. Pilih “Cash” sebagai metode pembayaran.
  • Click on “Order GoSend”. klik “Order GoSend”
image
  • Send the live tracking to customer by following these steps. Kirimkan live tracking kepada customer dengan cara berikut:
    • Click on “Share Live Tracking” Button
    • Choose WhatsApp to send the live tracking.
    • Pick the customer on WhatsApp
    • Send the live tracking link to the customer.
image
  • If they choose to charge on Tabs.ID. Jika mereka memilih untuk dicharge dengan Tabs.ID.
    • Go to Tabs.ID app. Buka aplikasi Tabs.ID
    • Choose the customer tab. Pilih tab dari customer tersebut.
    • Create “New Transaction”. Buat “New Transaction”.
    • Choose bill as the type of the transaction. Pilih bill sebagai jenis transaksinya
    • Enter the amount paid for GoSend. Masukkan jumlah pembayaran pada GoSend.
    • Enter “bill for GoSend” as the note. Tambahkan note “bill for Go Send”.
    • Upload the screenshot of the GoSend as the attachment. Upload Screenshot order pada GoSend sebagai Attachment.
    • Click on “Create”. Klik tombol “Create”
    • When the GoSend person arrives, pay the delivery charge by cash. Saat driver GoSend tiba, bayarkan biaya delivery secara cash.
    • Create report for accounting that Rpxxx amount cash on cashier is used to pay for Customer GoSend and charged on Tabs. Buat laporan untuk accounting bahwa Rpxxx uang cash pada kasir telah digunakan untuk membayar biaya GoSend customer dan dicharge pada tab.
image

How to do Refund on Tabs

When a customer asks for refund. Saat customer meminta refund:

  • Open Tabs App. Buka aplikasi Tabs.
  • Choose the customer’s tab. Pilih tab dari customer tersebut.
  • Make a “New Transaction”. Buat “New Transaction”
image
  • Choose “Top Up” as the type of the transaction. Pilih “Top Up” sebagai metode pembayaran.
  • Enter the amount of the bill that will be refunded. Masukkan jumlah bill yang akan dikembalikan.
  • Make sure the date and time is already correct. Pastikan tanggal dan waktu sudah benar.
  • Choose “Other” as the payment method. Pilih “Other” sebagai metode pembyaran.
image
  • Make notes “Refund because ..... (by (cashier name))” The blank space should be filled with the reason of the refund. For example: “Refund because the food has a caterpillar (by Patricia)”. Buat notes “Refund because the food has a caterpillar (by Patricia)
  • Upload the evidence as attachment, can be screenshot of the WhatsApp conversation, bill pictures with note, or picture of the food. Unggah bukti sebagai lampiran, bisa menggunkan screenshot percakapan Whatsapp, foto bill dengan catatan complain, atau foto makanan.
  • Click on “Create” button to save the transaction. Klik pada “Create” untuk menyimpan transaksi.
  • When it’s done, the customer’s tab balance will be back. Saat sudah selesai, saldo customer akan kembali.
image

image